KONSEP
PAPERLESS OFFICE PADA KANTOR MASA DEPAN
A. ABSTRAK
Dewasa ini, dunia perkantoran masih menggunakan jumlah kertas yang
banyak, yang notabene kurang ramah lingkungan. Pada konsep paperless, dunia
dituntut untuk terus mengurangi atau bahkan menghilangkan kertas dalam setiap
kegiatannya. Pertama – tama hal ini dilakukan dengan mengubah dokumen – dokumen
yang selama ini digunakan dalam bentuk kertas fisik ke dalam bentuk digital.
Konsep ini bertujuan untuk menghemat biaya, menambah produktifitas, menghemat
ruang, membuat pengiriman dokumen menjadi lebih mudah, dan tentunya akan lebih
ramah lingkungan. Dalam paper ini, penulis akan membahas tentang konsep ini
dalam dunia perkantoran, dunia pendidikan khususnya universitas, dan pada dunia
perencanaan.
B. PENDAHULUAN
Konsep paperless, terutama paperless office pertama kali diprediksi
pada artikel di harian Business Week pada tahun 1975, yang mengatakan bahwa
otomasi pada dunia perkantoran akan mengurangi jumlah kertas secara
keseluruhan,terutama pada kegiatan rutin misalnya pengarsipan data. Namun, hal
ini belum terbukti sampai sekarang akibat muncul dan berkembangnya teknologi
mesin printer dan fotokopi yang malah menambah jumlah kertas dalam dunia
perkantoran menjadi 2 kali lipat lebih banyak dari tahun 1980-2000. Konsep ini
menjadi penting seiring dengan perkembangan dunia yang semakin lama
mengesampingkan faktor lingkungan dalam kegiatannya, yang akan membahayakan
bagi keberlangsungan planet bumi ke depannya. Dengan semakin banyaknya kertas
yang dibuat, maka akan semakin banyak pula batang pohon yang ditebang untuk
mengakomodasi kebutuhan dari industri kertas tersebut.
Industri kertas merupakan salah satu penyumbang utama polusi dan salah
satu kontributor terbesar gas rumah kaca dengan lebih dari 900 juta pohon yang
ditebang setiap tahunnya. Menurut Environmental Protection Agency, kertas
adalah materi yang paling sering dibuang, membentuk 40% dari sistem limbah.
Studi menunjukkan lebih dari 45% dari kertas kantor yang dibuang dilempar
keluar pada hari yang sama dengan hari kertas tersebut dicetak, dan kertas yang
dicetak, lebih dari 80% tidak pernah dipakai lagi.
Meskipun telah terdengar bahwa konsep "paperless" akan benar
– benar terjadi, konsumsi kertas telah meningkat tiga kali lipat selama dekade
terakhir. Amerika Serikat menggunakan hampir 3,7 juta ton salinan kertas (lebih
dari 700 miliar lembar) per tahun. Menurut survei Xerox, rata-rata pekerja
kantor AS mencetak 10.000 sampai 12.000 lembar per tahun. Maka, terwujudnya
konsep ini menjadi penting bagi kualitas lingkungan bumi tempat kita tinggal
ini. Penerapan konsep ini menjadi penting akan membantu masyarakat dalam
memuluskan jalan perubahan menuju teknologi yang modern, terutama automasi.
C. STUDI
LITERATUR
Pada pertengahn tahun 70’an, konsep “paperless office of the future”
menjadi sesuatu yang populer. Menurut Connolly dan Kleinr,1993, di masa depan
bolpoin dan kertas tidak lagi dibutuhkan, karena semua pekerjaan kantor,
terutama dokumen – dokumen akan ditangani oleh jaringan dan terminal – terminal
komputer. Stephen Poe,presiden dan CEO dari perusahaan Nautilus Solutions
berkata, “Although the paperless office is still only a dream of the future,
the transition has begun. Electronic documents are redefining how we
communicate. It is important to understand how we manage our information today
impacts our ability to communicate in the future.” (Poe, 2001).
Konsep ini tidak hanya bisa dilihat dari segi praktikal, namun juga
dari segi lingkungan. Pada tahun 2000, Schelberg mengatakan bahwa konsep ini
dapat memberi dampak yang besar pada pengurangan deforestasi, membatasi polusi
yang disebabkan oleh pembuatan kertas dan mengurangi limbah padat. Walaupun
secara konsep telah ideal, namun kenyataannya konsep ini belum banyak
diterapkan di kehidupan nyata. Dengan mengautomasi kegiatan perkantoran , kita
malah menambah produksi kertas rata – rata sebesar 25% per tahun (
WatchTower,1999). Penambahan ini disumbangkan antara lain oleh adanya
pertambahan dan perkembangan dari PC, printer, mesin fax, email, fotokopi, dan
internet.
Halangan terbesar dari penerapan sistem ini adalah sulitnya perusahaan
– perusahaan untuk mempelajari sesuatu yang lebih sulit dan kompleks. Pembuatan
dokumen - dokumen perusahaan akan memakan waktu yang lebih lama karena karyawan
– karyawan yang kurang mengerti dan menguasai sistem baru tersebut. (Katib,
2000)
D. ISI
Harpaz
dalam Stimpson, 2004, mengatakan bahwa pendekatan paperless office berakar dari
4 poin :
1. Produktivitas.
Mampu mengerjakan lebih banyak pekerjaan tanpa menambah sumber daya
manusia.
2. Biaya
Operasi. Mengurangi biaya yang terhitung, termasuk biaya menyimpan
dokumen,ruang kerja dalam kantor, gudang, biaya print, surat menyurat, mengkopi
dokumen dan lainnya.
3. Servis
yang baik. Informasi mudah diakses dan lengkap. Bisa juga berbentuk self
service, misal dengan website dan lainnya.
4. Manajemen
Resiko. Data yang sensitif tidak tersimpan dalam bentuk hard copy yang dapat
terkena air, api atau bencana lainnya, tetapi disimpan online yang diproteksi
menggunakan enkripsi. Dengan begitu, akses dan kontrol terhadap data dapat
lebih terjamin.
Menurut pcworld.com, saat ini sudah tidak ada alasan lagi bagi kita
untuk “terkubur” dalam kertas karena telah ada berbagai macam alat untuk
mendigitasi data, dengan penggunaan yang mudah dan dengan harga yang
terjangkau. Walaupun paperless society belumlah terbentuk, namun ada berbagai
panduan untuk mengurangi penggunaan kertas, seperti :
a. Scan
Everything.
Langkah
termudah untuk mengurangi jumlah kertas adalah memindai dan menyimpan
dokumennya secara digital.
b. Set
up paperless faxing.
Gunakanlah
teknologi fax yang menggunakan email, atau online fax services yang membuat
pesan lebih mudah dibaca dan diteruskan (forward) tanpa harus dicetak.
c. Embrace
electronic signatures.
Dokumen –
dokumen persetujuan yang ditujukan untuk eksternal sering kali harus
menggunakan tanda tangan. Dengan teknologi terkini, maka tanda tangan digital
dapat dibuat dan dibubuhkan pada dokumen tanpa harus dicetak.
d. Take
Digital Notes.
Tidak usah
menggunakan post-it, karena telah banyak software yang disediakan untuk
menambahkan catatan kecil pada dokumen.
e. Reduce
Where You Can’t Eliminate.
Ketika
pencetakan kertas tidak terhindarkan, atau bekerja dengan orang yang
membutuhkan bentuk fisik kertas cetakan, maka usahakan untuk mencetak sesedikit
mungkin. Mungkin dengan mencetak di 2 sisi kertas dan lain lain.
Sedangkan pada dunia universitas, Anaheim University di California
mengklaim universitas mereka sebagai universitas pertama di dunia yang
menggunakan konsep Paperless University. Dalam visi mereka di tahun 2020,
tercantum bahwa Anaheim University merasa bangga bahwa mereka adalah
Universitas dengan konsep Paperless pertama di dunia, dan mereka berkeinginan
untuk mendorong universitas lain untuk bergabung dalam menerapkan konsep
tersebut dan mewujudkan masa depan yang lebih baik melalui perbaikan lingkungan
dan tanggung jawab sosial. Dari beberapa misi yang mereka turunkan, misi untuk
mencapai visi paperless tersebut antara lain :
1. Pemanfaatan
teknologi baru dan handal
2. Pengerahan
sumber daya pendidikan berbasis teknologi
Selain Anaheim University,di Amerika terdapat sebuah gerakan yang
bernama “The Paperless University Project”. Proyek tersebut merupakan sebuah
gerakan yang diinisiasi oleh Loyola University yang bertujuan untuk menghemat
biaya yang ditimbulkan oleh universitas – universitas dalam berkegiatan
menggunakan bahan baku kertas. Alasan mereka melakukan gerakan ini diantaranya
adalah ingin menaikkan efisiensi (di dalam proses kegiatan di Universitas),
masalah lingkungan, terpadunya data dan dokumen, kemudahan pubikasi dari
penemuan dan klasifikasi dari data dan informasi yang dimiliki Loyola
University. Langkah – langkah yang mereka lakukan untuk mencapai gerakan ini
diantaranya adalah: manajemen pencetakan (print), digital signage, buku teks
dan material kuliah yang paperless, penyimpanan data secara digital, pengaturan
jadwal secara online, data medis elektronik, sistem pembayaran secara online,
dan lainnya.
Bagi dunia perencanaan sendiri, konsep paperless ini menjadi penting
misalnya untuk penyimpanan data secara digital, misalnya peta – peta
perencanaan, buku – buku teks untuk referensi penelitian ataupun perencanaan
praktis, dan dokumen – dokumen perencanaan yang mudah diakses secara online,
untuk memudahkan pekerjaan sebagai seorang perencana. Ketika sedang ke
lapangan, tidaklah praktis untuk membawa berbagai macam dokumen yang rentan
untuk rusak, misal karena cuaca.
E. PENUTUP
Penerapan konsep paperless telah diperkirakan akan terjadi sejak
berpuluh – puluh tahun yang lalu. Namun mengapa hal ini belum sepenuhnya
terjadi sampai sekarang? Hal ini terjadi karena pesatnya perkembangan
teknologi, khususnya teknologi pencetakan, dan teknologi pengkopian kertas,
yang malah menambah
kebutuhan akan jumlah kertas yang diperlukan setiap
harinya. Maka, penulis menyarankan penerapan konsep paperless seutuhnya di masa
depan akan bermanfaat bagi kualitas lingkungan yang lebih baik, juga dapat
mempermudah urusan manusia sehari – hari. Penerapan konsep ini dapat kita
lakukan mulai dari hal – hal yang sederhana, misalnya mengurangi penggunaan
kertas, dengan memaksimalkan penggunaan printer dan mesin fotokopi. Penelitian
lebih lanjut dan perkembangan teknologi juga akan membantu penerapan konsep
tersebut agar semakin diterima dalam kehidupan manusia.
F. DAFTAR
PUSTAKA
1. Katib,
Haney Abdulrahman. (2003) Factors Impacting the Realization of the Paperless
Office (Doctor Dissertation). The George Washington University.
2. Stimpson,
Jeff. The Nitty-Gritty of Going Paperless. The Practical Accountant; Dec 2004;
pg. 46
